En el mundo de la gestión de proyectos, contar con herramientas que integren comunicación y organización es clave. Microsoft Teams ofrece precisamente eso: videollamadas, videoconferencias, chat grupal, calendario consolidado, teléfono, y mucho más
Microsoft Teams es una excelente herramienta para los directores de proyectos, ya que combina herramientas de comunicación y programación. Es el dúo dinámico para los gerentes de proyectos, ¡y con Teams, tienen superpoderes!
En caso de que hayas estado viviendo bajo una roca y no lo sepas, creo que esta parte es un poco agresiva. Teams reúne funciones de comunicación que facilitan mantener a tus equipos informados en cada paso del proceso. Esto no solo es útil para los directores de proyectos, sino también para cualquier persona que supervise un plan o evento con múltiples etapas. Aquí te presentamos seis razones que respaldan el uso de Microsoft Teams para la gestión de proyectos
También te puede interesar:
¿Sabías que una sola herramienta puede transformar la colaboración de tu equipo?
Microsoft Teams hace esto posible al centralizar la comunicación y simplificar la gestión de proyectos en una plataforma única. Desde videollamadas y videoconferencias hasta chat grupal y llamadas telefónicas, Microsoft Teams permite a los usuarios mantenerse conectados de manera eficiente con sus compañeros de equipo, clientes y proveedores, todo desde una única interfaz
Microsoft Teams es accesible en una variedad de dispositivos, incluidos PC, Mac, Linux, smartphones, y también está disponible en línea a través de la web. Esta flexibilidad permite a los miembros de tu equipo elegir la versión que mejor se adapte a su estilo de trabajo, optimizando la productividad y la colaboración
Uno de los principales beneficios de Microsoft Teams para la gestión de proyectos es su capacidad para centralizar la comunicación y la organización del equipo. Los gerentes de proyectos pueden configurar espacios de chat específicos para cada proyecto, lo que facilita el seguimiento de las tareas y la coordinación entre los miembros del equipo. Además, la integración con otras herramientas de Microsoft 365 mejora la eficiencia, permitiendo un flujo de trabajo más fluido y colaborativo
Conoce los Beneficios de Utilizar Microsoft Teams para tu Gestión de Proyectos
1. Reunión virtual de equipos de Microsoft
Microsoft Teams ofrece capacidades de reuniones virtuales ideales para mantener la conexión cuando algunos o todos los miembros del equipo trabajan desde casa. Las videoconferencias pueden incluir a cientos de participantes y permiten compartir pantalla, haciendo que las reuniones sean tan productivas como en persona
La grabación de llamadas facilita el archivo y permite que quienes se perdieron la reunión se pongan al día. Además, Teams ofrece opciones de videollamadas 1 a 1 para conversaciones cara a cara según sea necesario
Los gerentes de proyectos pueden usar la función de reunión virtual de Microsoft Teams para tener reuniones diarias del equipo, llamadas de actualización de tareas y reuniones de planificación/revisión de sprints (si su equipo sigue las Metodología ágil de desarrollo de productos.). La opción «Modo Juntos» sitúa a todos los participantes de la llamada en un espacio de conferencia virtual
2. Chat privado y chat grupal de Microsoft Teams
Un segundo gran uso de Microsoft Teams para la gestión de proyectos son sus opciones de chat. Los gerentes pueden crear «equipos» (espacios de chat grupal) e invitar a miembros de su personal a unirse. Allí, los participantes pueden participar en debates grupales continuos y cargar documentos, archivos o presentaciones para que otros puedan editarlos o comentarlos.
Esta función reduce la cantidad de correos electrónicos y centraliza las conversaciones, permitiendo a cualquier miembro del equipo revisar el historial de chat para seguir el progreso de tareas o problemas.
Además, el chat privado en Teams permite conversaciones rápidas entre empleados para resolver dudas o colaborar sin la interrupción de llamadas telefónicas.
3. Compartir archivos y aplicaciones
Como se mencionó, los gerentes y miembros del equipo pueden cargar y compartir archivos (como documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel) en Microsoft Teams para colaborar en tiempo real. Los archivos se almacenan en el espacio del equipo donde se cargaron.
La pestaña Archivos ofrece un acceso rápido a todos los documentos cargados en los espacios de equipo en los que eres miembro. Utiliza esta pestaña para buscar y encontrar documentos específicos fácilmente, sin tener que buscar en cada espacio de equipo.
4. Llamadas externas
Realizar y recibir llamadas es esencial para cualquier empresa, especialmente para los directores de proyectos. Si aún no cuenta con una Central Telefónica en la nube o su sistema telefónico es físico, considere habilitar un plan de llamadas para su cuenta de Microsoft Teams. Convergia, autorizado por Microsoft como Operator Connect en casi toda Latinoamérica, puede ayudarle a portar su numeración o adquirir nuevos números en los países donde operamos.
Con nuestra solución, los usuarios de Teams pueden hacer llamadas a personas fuera de su organización directamente desde la interfaz de Teams. También puede configurar funciones como asistentes automáticos, colas de atención, y buzones de correo de voz con transcripción. Además, es posible incluir a personas externas en conferencias telefónicas o con usuarios móviles sin gastar datos.
El servicio de Telefonia en MS Teams Operator Connect creo que esta parte es la que debe tener más fuerza. conecta su cuenta de Teams a un proveedor de telecomunicaciones, permitiéndole aquirir o portar números y lineas de teléfono y realizar llamadas a fijos y móviles nacionales e internacionales. Incluir a personas que no están en MS Teams, por teléfono a nuestras reuniones, personal de campo, o personas externas a la organización, quienes podrian participar de la reunion sin tener que conectarse a MS Teams, y brindando mayor confidencialidad si no se desea compartir los correos o mantener un chat abierto con personas externas o de acceso tempora., Aproveche la capacidad multidispositivo de MS Teams, su alta seguridad y encriptación, y la excelente calidad de audio de Microsoft.
Dialer, opción para hacer y recibir llamadas dentro de MS Teams
5. Vista de calendario de reuniones programadas
Sus reuniones programadas presentadas en la pestaña Calendario. Al hacer clic en cada reunión se muestran sus detalles y su enlace web.
La pestaña Calendario en Microsoft Teams ofrece una vista general de todas tus reuniones programadas. Al hacer clic en una reunión, puedes ver los detalles principales, como el estado de confirmación, el enlace de la reunión y las notas del organizador. También puedes programar nuevas reuniones directamente desde esta pestaña y unirte rápidamente a las reuniones en curso mediante el botón «Unirse». Esta funcionalidad mantiene a todos los miembros del equipo al tanto de sus reuniones importantes durante la semana laboral.
6. Integración
Microsoft Teams proporciona un espacio central para la colaboración y la gestión de proyectos en una ventana de canal. En la parte superior, los miembros encuentran pestañas estándar como Publicaciones y Archivos, que permiten acceder a actas de reuniones y documentos del proyecto, reduciendo la necesidad de correos electrónicos. Puedes añadir pestañas personalizadas para listas de tareas, pizarras u otras aplicaciones.
Además, Teams se integra con más de 1900 aplicaciones, como MS Project, MS Planner, Asana, Trello y Jira, entre otras. Esto permite añadir fácilmente herramientas de gestión de proyectos que tu equipo ya utiliza.
Algunas de las muchas apps para gestión de proyectos dentro de MS Teams
Microsoft Teams al Alcance de Tu Equipo
Microsoft Teams es una solución integral para la gestión de proyectos y colaboración en la nube. Al unificar herramientas de comunicación y seguimiento en una sola plataforma, Teams facilita la gestión de proyectos con funciones de videoconferencias, chat, compartición de archivos y más. La integración con más de 1900 aplicaciones y la incorporación de inteligencia artificial a través de Copilot optimizan aún más la eficiencia y la colaboración en tus proyectos
Para obtener más detalles sobre cómo Microsoft Teams puede transformar la manera en que gestionas tus proyectos, visita CxC Operator Connect for Microsoft Teams Además, ofrecemos DEMOs gratuitas para que puedas experimentar de primera mano los beneficios de Teams
¡Contáctanos para programar tu demo y descubre todo lo que Teams puede hacer por tu equipo!
Miguel Rabi Ruiz
Project Manager
