O DESAFIO
O PBX Cisco®* existente não estava satisfazendo as necessidades exigentes de um crescente ambiente de aprendizagem digital. A necessidade de conectar o pessoal em todo o site, mesmo que eles não tenham uma mesa tradicional para trabalhar, estava crescendo. Além disso, permitir o trabalho em casa era uma necessidade, especialmente considerando uma pandemia global.
Como escola, a proteção é sempre uma consideração primordial e, portanto, a gravação de chamadas era necessária. Para que o PBX existente fosse aperfeiçoado, seria necessário um grande desembolso financeiro.
As mudanças e atualizações diárias do sistema existente estavam se tornando problemáticas, pois estas solicitações precisavam ser feitas através da empresa de suporte terceirizada. Isto implicava em custos adicionais e prazos de entrega antes que as mudanças fossem feitas.
A escola tinha mais de 75 aparelhos que precisavam ser substituídos em um terreno de 70.000m2, incluindo alguns locais remotos, de modo que a implantação de um novo sistema poderia provavelmente ser muito trabalhoso.
A SOLUÇÃO
Um servidor de nuvem e uma instalação 3CX foram rapidamente configurados, e um sistema de comunicações unificadas totalmente funcional foi implementado em menos de 24 horas. Eles foram capazes de obter o fluxo de chamadas que queriam em pouco tempo, seguros no conhecimento de que ele pode ser adaptado e melhorado se necessário.
Como havia mais de 75 aparelhos para substituir, a escola examinou vários fabricantes de telefones IP e se estabeleceu na Fanvil devido à qualidade de construção e acessibilidade econômica. Como a 3CX suporta totalmente os aparelhos Fanvil, foi um processo muito simples de conectar os dois. Os modelos de provisionamento incorporados na 3CX possibilitaram uma implantação rápida com o mínimo de entrada da equipe de TI.
De particular importância, os administradores podem usar a 3CX para empurrar atualizações e mudanças de configuração para todos os telefones sem ter que percorrer fisicamente o local, visitando todos os escritórios.
A MIGRAÇÃO PARA A 3CX NOS PERMITE MELHORAR TODA A ORGANIZAÇÃO:
O novo sistema 3CX permitiu muito mais controle sobre todos os aspectos do sistema de comunicação. O portal de administração simples e intuitivo significou que a equipe interna de administração de TI pode fazer tudo o que precisa para manter o sistema funcionando no dia-a-dia, sem as chamadas regulares para suporte, como aconteceu com o sistema anterior.
A recepcionista digital flexível e as filas de chamadas melhoraram o fluxo de chamadas da escola e reduziram o tempo de espera dos chamadores. Uma ampla gama de relatórios embutidos é utilizada para monitorar regularmente as chamadas que ficam sem resposta e identificar áreas a serem melhoradas. A gravação de chamadas foi implementada, pois está incluída com o 3CX sem custo adicional, para garantir padrões de proteção.
Como a 3CX suporta extensões ilimitadas, o Cliente Web e aplicações móveis permitiram que cada membro do pessoal recebesse uma extensão gratuitamente. Isto resultou em funcionários que não estão sediados em um escritório, sendo acessíveis, não importando sua localização dentro ou fora do local.
A possibilidade de procurar pessoas pelo nome removeu a necessidade de listas telefônicas impressas serem constantemente atualizadas ou de números de extensão a serem lembrados. Os recepcionistas e todos que adotaram a aplicativa web em conjunto com os telefones Fanvil descobriram que fazer chamadas e acessar o correio de voz é muito mais simples do que com o sistema anterior. A equipe da faculdade também comentou sobre a excelente qualidade das chamadas dos telefones Fanvil, e sua facilidade de uso.
