EL DESAFÍO
El PBX de Cisco®* existente no cumplía con las exigentes necesidades de un entorno de aprendizaje digital en crecimiento. Crecía la necesidad de conectar al personal en todo el sitio, incluso si no tienen un escritorio tradicional para trabajar. Además de eso, habilitar el trabajo desde casa era imprescindible, especialmente considerando una pandemia global.
Como escuela, la protección siempre es una consideración primordial y, por lo tanto, era necesario grabar las llamadas. Para que el PBX existente esté a la altura, se requeriría un gran desembolso financiero.
Los cambios diarios y las actualizaciones en el sistema existente se estaban volviendo problemáticos, ya que estas solicitudes deben realizarse a través de la empresa de soporte de terceros. Esto incurrió en costos adicionales y plazos de entrega antes de que se hicieran los cambios.
La escuela tenía más de 75 teléfonos que necesitaban ser reemplazados en un sitio de 70 000 m2, incluidas algunas ubicaciones remotas, por lo que implementar un nuevo sistema probablemente requiera mucha mano de obra.
LA SOLUCIÓN
Se configuró rápidamente un servidor en la nube y la instalación de 3CX, y se implementó un sistema de comunicaciones unificado completamente funcional en menos de 24 horas. Pudieron poner en marcha el flujo de llamadas que querían en muy poco tiempo, con la seguridad de saber que se puede adaptar y mejorar si es necesario.
Como había más de 75 teléfonos para reemplazar, la escuela miró a varios fabricantes de teléfonos IP y se decidió por Fanvil debido a la calidad de construcción y la asequibilidad. Como 3CX es totalmente compatible con los teléfonos Fanvil, fue un proceso muy simple conectar los dos. Las plantillas de aprovisionamiento incorporadas en 3CX permitieron una implementación rápida con un aporte mínimo del equipo de TI.
De particular importancia, los administradores pueden usar 3CX para enviar actualizaciones y cambios de configuración a todos los teléfonos sin tener que recorrer físicamente el sitio, visitando cada oficina.
MIGRAR A 3CX PERMITE MEJORAR TODA LA ORGANIZACIÓN:
El nuevo sistema 3CX ha permitido mucho más control sobre cada aspecto del sistema de comunicaciones. El portal de administración simple e intuitivo ha significado que el equipo de administración de TI interno puede hacer todo lo que necesita para mantener el sistema funcionando día a día, sin las llamadas regulares de soporte como se experimentaba con el sistema anterior.
La recepcionista digital flexible y las colas de llamadas han mejorado el flujo de llamadas de la escuela y han reducido el tiempo de espera de las personas que llaman. Se utiliza una amplia gama de informes incorporados para monitorear regularmente las llamadas que no se responden e identificar áreas de mejora. Se implementó la grabación de llamadas ya que está incluida con 3CX sin costo adicional, para garantizar los estándares de protección.
Como 3CX admite extensiones ilimitadas, el cliente web y las aplicaciones móviles han permitido que cada miembro del personal reciba una extensión de forma gratuita. Esto ha dado como resultado que el personal que no se encuentra en una oficina sea localizable sin importar su ubicación dentro o fuera del sitio.
La posibilidad de buscar personas por nombre eliminó la necesidad de actualizar constantemente las listas de teléfonos impresas o de recordar los números de extensión. Los recepcionistas y todos los demás que han adoptado la aplicación web junto con los teléfonos Fanvil han descubierto que hacer llamadas y acceder al correo de voz es mucho más simple que con el sistema anterior. El personal de la universidad también ha comentado sobre la excelente calidad de las llamadas de los teléfonos Fanvil y su facilidad de uso.