EL DESAFÍO
El enlace entre las ubicaciones separadas estaba resultando difícil. Las cirugías necesitaban una solución de comunicaciones unificadas (UC) que se adaptara a sus requisitos de telecomunicaciones, al mismo tiempo que integraba un sistema telefónico compartido.
Además, con su sistema obsoleto, cada función se cobraba como un rayo. Esto, a su vez, acumulaba costos para ellos cada vez que usaban funciones como grabaciones de voz. Desde una perspectiva legal, la consulta está obligada por contrato a grabar las llamadas, por lo que se vieron obligados a pagar cada vez que se utilizaba esta función esencial.
Las cirugías buscaban actualizar su sistema patentado obsoleto con una solución UC para mejorar la productividad del flujo de trabajo y reducir los costos. Inicialmente, estaban preocupados por invertir en una UC para una pequeña empresa y decidieron no comprometerse con una nueva solución, creyendo que sería demasiado costosa y difícil de implementar. El socio de 3CX, The Technology Group, intervino y demostró lo contrario.
LA SOLUCIÓN
Con los softphones, teléfonos de escritorio y clientes móviles de 3CX, el personal pudo mejorar la capacidad de respuesta al estar siempre localizable a través de su extensión. El cliente móvil también actúa como un teléfono y ha permitido que los pacientes mayores permanezcan conectados fuera de la cirugía cuando están en casa o fuera usando el mismo número.
La grabación automática de llamadas ha ayudado como referencia para consultas y quejas al tiempo que cumple con la obligación legal de las cirugías de grabar llamadas. El nuevo sistema seguro les permite encontrar grabaciones instantáneamente a través de un filtrado simple, ahorrando un tiempo valioso en la búsqueda del archivo deseado.
El enrutamiento de llamadas ha facilitado la comunicación entre las consultas y ahora pueden responder a las llamadas de manera más eficiente durante los períodos pico, lo que reduce el tiempo de espera de los pacientes. Para ayudar a administrar las llamadas, el personal también usa su cliente de softphone para transferir llamadas fácilmente a través de capacidades de arrastrar y soltar. La función de informes de llamadas también ayuda a proporcionar información de gestión vital sobre las tasas de respuesta y las llamadas abandonadas, lo que permite identificar problemas de recursos.
Para gestionar los horarios de apertura, la consulta ha configurado perfiles horarios automatizados. Ahora, cuando los pacientes llaman al número principal fuera del horario de atención, la llamada se desvía automáticamente a la información de servicio fuera del horario de atención, lo que les ayuda a obtener la asistencia que necesitan rápidamente.
IMPLEMENTACIÓN SUAVE, SERVICIO CONFIABLE Y OPERACIONES SIN FIN
Las cirugías de Vesper Road y Morris Lane lograron ahorrar un 18 % en comparación comercial, al actualizarse a una nueva solución con las funciones clave requeridas ahora incluidas. Su servicio al cliente, especialmente para los pacientes, ha mejorado enormemente. Los pacientes pueden percibir las dos cirugías como una sola entidad, lo que a su vez es positivo para el futuro de las cirugías, ya que la plataforma recién integrada utiliza un número de teléfono para ambas cirugías, unifica las ubicaciones y agiliza las llamadas entrantes.
